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인사팀 김과장이 만든
첫 사옥 구축 체크리스트

2021.11.17

모버스는 국내 대표 공유오피스 브랜드인 패스트파이브가 만든 토탈 오피스 솔루션입니다. 200평 이상 규모로 사옥을 이전할 때 매물 찾기부터 인테리어 시공, 입주 후 관리까지 전 과정을 책임집니다.

※ 본 콘텐츠는 모버스를 이용하신 고객의 후기를 편집해 작성되었습니다.

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사업을 확장하게 되면서, 더 넓은 사무실이 필요하게 되었습니다. 저희 회사의 경우, 인사팀에서 사옥 구축 업무를 담당하게 되었고 저와 제 동료 둘이서 약 8개월간 프로젝트를 진행했습니다. 직원분들의 사무실 만족도를 높이고자 직접 사무실 매물을 구하는 것부터 인테리어, 사무실 관리 영역까지 직접 알아봤는데요. 제가 시행착오를 하면서 만든 체크리스트 사무실을 구축할 때 신경 써야 할 포인트를 공유하려고 합니다.

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Step 1. 매물 구하기

사무실 매물을 구할 때는 당연히 주거용 공간과는 다른 기준으로 따져보는 것이 중요합니다. 서울의 사무실 권역은 크게 YBE(여의도 권역), CBD(종로 일대 도심 권역), GBD(강남 권역)으로 나뉘는데요. 예산, 직원들 거주 지역, 업체 특성과 협력 업체 위치 등을 고려한 지역 선정이 필요합니다.

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이후에는 사무실 상태와 보증금, 임대료, 관리비를 확인해야 하죠. 현장에 가서 확인하는 만큼 디테일한 부분까지 모두 체크해보시길 추천해 드립니다. 부동산의 특성상 문서에서 알 수 없는 것을 현장에서 발견할 때가 많습니다. 엘리베이터 유무, 주차 방식, 화장실 등 사무 공간 외에 공용 공간들도 꼼꼼히 보셔야 합니다. 특히, 인테리어 공사가 필요한 경우에는 원상복구 의무와 인테리어 공사 기간 임대료 면제 여부를 중개인이나 건물주에게 꼭 여쭤보세요.

 

Step 2. 사무실 인테리어 & 리모델링

저희 회사의 경우, 마음에 드는 매물을 찾는 데만 6개월 정도 걸렸는데요. 그렇다고 바로 입주할 수 있는 상태는 아니었습니다. 직원들의 업무 효율을 높이기 위해서 우리가 일하는 방식에 맞춰 사무 공간을 바꿔야 할 필요가 있었고, 시간과 비용은 들겠지만 최소 2년은 써야 하니 인테리어를 진행하기로 했습니다. 아시겠지만 인테리어 업체를 선정하는 과정도 쉽지 않았는데요.

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인테리어 업체를 고르실 때 우리 회사와 잘 맞는 공간 설계를 해주는 업체 레퍼런스를 확인하고, 몇 개 업체에 견적을 받아보는 과정을 진행했는데 아래 사항을 중심으로 확인했습니다.

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처음 해보는 사무공간 인테리어다 보니, 견적을 받아도 적절한 금액인지 감이 오지 않았었는데요. 몇 군데 받아보고 비교해보니 대충 감이 오더라고요. 이후에는 오히려 설계와 공사 A/S를 꼼꼼하게 해주는지를 더 중점적으로 보았던 것 같습니다. 또, 그냥 포트폴리오가 화려한 곳이 아니라 오피스 공간에 대한 전문성을 가진 업체가 더 믿을만하다고 느껴졌습니다.

 

Step 3. 사무실 관리

사무실을 구축한다고 해도, 유지/관리를 하는 것은 또 다른 문제죠. 이런 부분은 사소하지만 임직원분들의 만족도를 결정하는 요소이기 때문에 꼼꼼하게 체크해야 합니다. 사실상 사무실 구축의 마지막 단계는 사무실을 운영하고 관리하는 영역이라고 생각해요.

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기존에는 식음료 구입, 사무실 비품 관리 등의 업무를 저희 인사팀에서 진행했었는데요. 계속 직원들이 늘어남에 따라 인사 업무에만 집중할 수 있게 해달라 대표님께 요청드렸고, 이번 기회에 리소스 절감을 위해서 외부 업체를 사용하는 것을 고려하기로 했습니다. 정말 다양한 업체가 있는데.. 저희가 원하는 걸 모두 제공하는 곳은 없더라고요.

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이렇게 사무실 구축부터 관리까지 직접 모두 찾아보다가 모버스라는 서비스를 알게 되었습니다. 모버스는 부동산 매물 추천, 공간 컨설팅, 인테리어, 시공, 관리까지 모두 케어해주는 솔루션인데요. 위 스텝별로 직접 진행하려다 지친 저와 제 동료는.. 전문가와 함께하는 것이 더 효율적이라는 걸 뼈저리게 느끼고 Step 1의 매물 찾기 단계에서부터 모버스 서비스를 선택하게 되었습니다.

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처음에는 모버스를 통해 사무실을 계약하면 부동산 중개 수수료가 0원이라고 해서 관심을 갖게 되었는데요. 모버스팀에는 위에 제가 적어두었던 모든 단계별로 뛰어난 커리어를 갖춘 전문 인력이 있어, 제가 놓칠 수 있는 부분을 꼼꼼하게 컨설팅해주어 만족스러웠습니다.

우선 사무실 매물을 구할 때는 저희 회사 특성에 맞는 매물을 선정해 함께 현장 답사를 나갔습니다.

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우리 회사를 위한 매물 찾기 Start!

인사팀에서 직접 진행했다면 수많은 매물을 비교하기 위해 발품을 많이 팔았을 텐데, 모버스 부동산 전문가, 오피스 컨설턴트님들이 저희 회사의 업무 특성을 고려해서 저희는 몰랐던 매물을 알려주셨어요. 물론 보여주신 매물 중에서도 고민해서 골랐지만, 저희가 직접 찾는 것보다는 훨씬 수월했습니다.

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인테리어, 시공은 어떻게?

이후에 모버스 매니저님께 공간 컨설팅을 받았습니다. 저희 회사는 업무 특성상 회의가 많은 편인데요. 이 점을 말씀드렸더니, 캐주얼 미팅을 위한 라운지와 미팅룸 개수 등을 신경 써서 설계해주셨습니다. 2~3가지 인테리어 시안을 보내주시고, 저희 내부 확인을 거쳐 깔끔한 스타일의 오피스로 결정했습니다.

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사무실 구축을 하면서 인테리어 날림 공사 때문에 고생했다는 후기를 많이 봤는데, 모버스는 공유오피스 패스트파이브 지점 38개(2022.1 기준)를 직접 설계한 경험이 있어 믿음직스러웠어요. 또, 혹시라도 생길 수 있는 하자와 추후 A/S 과정에 대해 문의드렸더니 모버스 매니저님께서 자세히 설명해주셔서 더욱 신뢰도가 높아졌죠.

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공사는 약 3주 만에 끝났어요. 공사 중간중간 현장에 들러봤는데 공사 기간을 단축하기 위해 여러 가지 작업을 동시에 진행하는 것이 인상적이었습니다. 사실 공사를 하는 시기에 야근과 주말 출근을 각오하고 있었는데 ㅠㅠ 모버스 매니저님이 인테리어 시공사와 커뮤니케이션을 도맡아주셔서 부담을 덜 수 있었습니다.

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사옥 구축의 마무리 단계, 사무실 관리까지

공사가 끝난 뒤 새 사옥으로 출근을 했는데요. 저뿐만 아니라 직원분들도 모두 만족스럽게 사용하고 있습니다. 모버스에는 사무실 관리 서비스가 포함되어 있는데요. 작고 큰 사무실 관리 업무가 모두 포함되어 있어서 인사팀에서 추가로 신경 쓸 영역이 거의 없습니다. 저도 사무실을 사용하는 입장에서 매일 관리해주셔서 정말 편하다고 생각하고 있어요.

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처음에는 사옥 구축이라는 일을 맡게 되어 밤잠을 설쳤는데, 첫 사옥 구축이라는 큰 프로젝트를 무사히 완주할 수 있었던 건 다 모버스 덕입니다. ㅎㅎ 첫 사옥을 구축하면서 막막하신 분들께 헤매지 말고 모버스와 컨설팅부터 받아보시길 추천 드려요.

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