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첫 미팅 만에 계약 확정!
오픈서베이 사무실 구축 후기

2022.08.30

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모버스는 국내 대표 공유오피스 브랜드인 패스트파이브가 만든 토탈 오피스 솔루션입니다. 200평 이상 규모로 사옥을 이전할 때 매물 찾기부터 인테리어 시공, 입주 후 관리까지 전 과정을 책임집니다.

강남역 초역세권에 4층 규모의 신사옥을 마련한 ‘오픈서베이’는 방음, 단열 등의 문제로 불편했던 업무 환경을 개선하고, 브랜드 아이덴티티를 살린 컬러로 사무실을 새롭게 단장했습니다.

이번 프로젝트는 첫 미팅 만에 계약 확정되고, 의사 결정이 필요한 매 순간에도 빠른 의사소통으로 공사를 일사천리로 진행했다고 하는데요. 그 비결이 무엇이었는지 모버스 담당자 정두연 매니저님과 함께 이야기를 나누어 봤습니다.

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모버스팀 매니저 정두연님

Q. 먼저 오픈서베이는 어떤 회사인지 간략하게 소개 부탁드립니다.

오픈서베이는 서베이 플랫폼으로서 업무에 필요한 모든 내용에 대해 설문 편집, 데이터 수집, 데이터 분석 등 전 과정을 아우르는 서비스를 제공하고 있습니다.

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Q. 오픈서베이가 사옥 이전을 결정한 배경은 무엇인가요?

가파른 성장으로 인해 직원 수가 빠르게 늘어나게 되었고, 현재 사옥보다 더 넓은 업무 공간이 필요하여 새로운 사옥으로 이전하게 되었습니다.

그리고 사실 기존 사무실에서 회의, 사무 공간에서 방음, 단열 등 문제가 다수 발생하여 어려움을 겪고 있었습니다. 코로나로 인해 내부 취식이 많아졌음에도 불구하고 취식할만한 장소가 마땅치 않아 미팅룸에서 식사하는 등 공간 활용 측면에서 어려움도 있었고요.

Q. 첫 미팅이 끝나고 바로 모버스와 계약하겠다고 하셨다던데, 모버스와 함께 사무실 구축하기로 한 이유는 무엇일까요?

인테리어 첫 미팅 시 사무실 이전과 관련된 분들이 모두 참석하셨습니다. 현재 공간에 대한 문제점을 잘 파악하고 있고, 원하는 개선 방향에 대해 잘 고민하신 분들이 오셨기 때문에 어떤 문제가 있는지 빠르고 명확하게 파악할 수 있었습니다.

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(개선된 형태의 회의실)

특히, 방음과 냉난방에 대해 불편함을 이야기해주셨는데요. 실제 미팅하는 도중에도 방음 문제가 크게 느껴졌던 순간도 있었습니다. 그래서 모버스가 그동안 경험을 바탕으로 이런 문제들을 해결한 경험을 설명해 드렸고, 그 과정에서 믿음을 주셨던 것 같습니다.

오픈서베이는 과거에 공유오피스를 써본 경험도 있었기 때문에 저희가 제안한 내용을 더 쉽게 이해하셨던 것도 한몫했던 것 같습니다.

Q. 여러 가지로 잘 맞았었네요! 이번에 구축한 오픈서베이 사무실에 대해서 간단히 소개 부탁드립니다.

오픈서베이 사무실의 디자인 컨셉은 오픈서베이 로고 키 컬러(블루)는 강조하되 공간 자체는 편안하도록 구성하였습니다. 전체적인 톤은 화이트를 기반으로 조금 더 따뜻한 느낌을 위해 조명 컬러를 신경 썼습니다.

사무실 전체 레이아웃 구성할 때 업무 공간과 휴식 공간을 명확히 분리하여 목적에 부합하도록 제안했고, 그 결과 레이아웃, 디자인 컨셉 확정이 빠르게 이루어졌습니다.

Q. 오픈서베이에서 사무실 구축을 의뢰하면서 가장 중요하게 생각한 부분은 무엇이었나요?

앞서 이야기한 것처럼 업무 공간과 휴식 공간의 명확한 분리, 공간 분위기를 가장 우선순위로 요청하셨습니다. 이에 따라 아예 층을 분리하시라고 제안했죠.

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라운지 및 휴게 공간을 1개 층으로 몰아서 사용하고, 나머지 층엔 사무 공간과 간단한 미팅을 할 수 있는 작은 라운지를 만들어서 업무에 집중할 수 있도록 제안했습니다.

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그리고 공간 분위기를 위해 조명을 특히 신경 써서 추천해 드렸습니다. 조명의 색감이나 분위기를 보기 위해서 패스트파이브 지점에 초청하여 실제 적용된 사례를 직접 눈으로 확인할 수 있도록 보여드렸죠. 아무래도 말로 설명하는 것보다 실제로 보시는 것이 좀 더 이해도 잘 되다 보니 결정하는 데 도움이 되었던 것 같습니다.

결과적으로 원하는 분위기와 기존 조명이 부합한다고 판단되어 조명 재사용을 권장해 드렸고 이를 통해 수천만 원의 조명 비용까지 절감할 수 있었습니다.

Q. 이번에 특히 고객사와 커뮤니케이션이 잘 되었다고 들었는데, 비결이 있을까요?

고객사와 커뮤니케이션할 때, 업무 이력을 관리하는 것은 항상 가장 중요한 부분입니다. 인테리어는 결정 요소도 많고 옵션도 많아서 커뮤니케이션이 잘 안되면 불필요한 시간과 비용을 낭비하게 되기 때문이죠. 중간에 담당자가 바뀔 수도 있고요.

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이번 프로젝트에서는 상시 공유할 수 있는 툴을 활용하여 이력 관리를 하였고, 그 결과 서로 빠른 피드백을 줄 수 있어서 원하는 시기에 착공할 수 있었습니다.

Q. 그럼 공사 진행 중에 문제는 없었나요?

매주 현장 미팅을 진행하여 인테리어 결정 요소와 진행상 이슈 등을 빠르게 확인하고, 그 자리에서 결정하여 계속해서 공사를 할 수 있었습니다.

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적어도 공사 과정에서 의사 결정 문제로 공사 기간이 지연되진 않았던 것 같아요.

Q. 특이하게도 사옥 구축뿐만 아니라 원상 복구 상태까지 조언받으셨다고 들었는데요.

사무실 이전 초반부터 모버스를 선택해주셔서 현장 확인과 더불어 이전 할 건물과 원상 복구 상태 확인 시 같이 동행하여 디테일한 부분까지도 확인하였습니다.

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다행히 큰 문제는 없었지만, 자칫 점검 시 놓친 부분이 생긴다면 나중에 인테리어 진행 과정이나 완료 후에도 여러 문제가 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 기존 임차사의 공간 파손에 대한 책임 소재를 분명하게 하지 못해서 추후 보증금 반환 시 문제가 생기기도 하고, 배상 요청을 받아 불필요한 손해 배상해야 할 수도 있거든요.

그렇기 때문에 꼼꼼히 살펴봐야 하는데, 일반적으로 고객사들은 잘 모르는 부분이기도 합니다. 그래서 저희가 쉽게 지나치거나 잘 모르시는 부분까지도 꼼꼼히 챙겨가며 공사 진행하려고 합니다.

Q. 이번 프로젝트에서 느낀 점이 있다면?

정말 이번 프로젝트만큼 커뮤니케이션의 중요성을 크게 깨달았던 적은 없던 것 같습니다.

빠른 소통을 바탕으로 불편 사항을 해결한 사무실 구축을 빠르게 마무리 한 것 같아서 뿌듯한 마음입니다. 앞으로도 축적된 경험과 저희만의 전문성을 바탕으로 고객의 마음에 드는 사무실을 구축 할 수 있도록 노력하겠습니다.

사무실 구축 과정에서의 업체와 소통이 잘 안될까 걱정이었던 기업이라면, 지금 모버스 오피스 전문가에 무료 컨설팅 받아보세요!

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