사무실 관리 업체를 찾을 때 사무실 청소와 비품 관리에 비해 '사무실 시설 관리'는 신경쓰지 않는 경우가 많습니다. 사무실 시설, 설비 문제는 항상 일어나지 않아 일회성으로 대응하는 경우가 잦고, 꼭 필요한 일이라고 생각하시지 않기 때문이죠.

하지만 사무실 관리를 직접 하다보면 사무실 시설을 수리하기 위해 생각보다 많은 시간과 비용이 들어간다는 것을 알 수 있습니다. 대기업에서는 시설관리팀을 따로 두며 사무 공간을 관리하기도 하죠. 하지만 규모가 작은 기업나 성장하고 있는 스타트업의 경우에는 시설 설비 관리를 총무팀의 영역으로 보기도 합니다. 그래서 전문적인 공간 관리 영역에 대해 어려움을 겪거나 비용을 낭비하는 경우도 많습니다.

모버스 멤버십은 오피스 클리닝, 비품 관리, 시설 관리를 포괄하는 사무실 원스톱 케어 서비스입니다. 약 7년간의 국내 40여 개 공유오피스와 많은 고객사의 업무 공간의 운영 관리 노하우를 기반으로 사무실 시설 관리를 하고 있습니다.

 모버스에서 생각하는 사무실 시설 관리의 범위와 중요성에 대해 말씀드리겠습니다.

█ 사무실 시설 관리, 왜 중요할까요?

사무실 시설 관리는 1) 회사 전체의 안전 유지, 2) 업무 효율 증대, 3) 장기적인 비용 절감 측면에서 필수적입니다.

1) 회사 전체의 안전 유지

시설 관리의 가장 기본적인 목적은 사람을 보호하는 것일텐데요. 유독한 공기, 고장날 수 있는 기계, 비상구 표지판의 부재, 화재 감지 시스템 부재 등은 평소에는 간과하고 넘어가기 쉽지만, 위험 상황에서는 자칫 잘못하면 더 큰 문제를 유발할 수 있습니다.

2) 업무 효율 증대

회사에서 느끼는 자잘한 소음, 냄새, 진동 등 때문에 업무에 불편을 겪거나 전구 & 회의실 문이 말썽일 경우를 누구나 한 번쯤은 경험해보셨을 텐데요. 이러한 시설 설비 문제를 해결했을 때 사무 환경 개선이 이뤄지는 경우가 많으며, 직원들에게 쾌적한 환경을 만들어줘 업무 효율이 높아집니다.

3) 장기적인 비용 절감

또, 시설 관리를 통해 장기적인 비즈니스 비용을 줄일 수 있습니다. 시설이 제대로 관리 되지 않으면 누수, 누전 등이 생겨 사무실을 사용할 수 없게 되고 수리를 하는데 큰 비용이 들어가게 되는데요. 사무실 정기 점검을 통해 사전에 교체하거나 수리하여 비용 지출을 줄일 수 있습니다.

█ 사무실 시설 관리의 범위는 어디까지인가요?

사무 공간과 인프라를 유지보수하고 감독하는 일이 사무실 시설 관리 업무에 포함되는데요. 사무 공간에 대한 이해도가 나날이 바뀌기 때문에 사무실 시설 관리 업무도 계속해서 변화하고 있습니다. 그 중 사무실 시설 관리의 기본적인 서비스 영역은 아래와 같습니다.

[사무실 시설 관리 범위]
- 전기 안전 점검
- 비구조요소, 마감재 점검
- 사무실 가구, 장비 안전 관리
- 소방 시설 상태 점검
- 전기 안전 여부 점검
- 냉난방기 냄새, 이상 소음 등 확인
- 조명 기구 램프 보수 및 매달림 상태 점검
- 배수, 수전 등 설치 장비 점검
- 기타 사무 시설 (자동문, 유리) 안전 확인

이외에도 모버스 서비스를 받으시면 업무 환경에 영향을 미치는 소음, 냄새, 조도 등의 사무 공간 진단 컨설팅을 추가로 받을 수 있습니다.

█ 사무실 설비 문제가 생겼을 때, 업체를 고용하면 안 되나요?

전문적인 시설관리팀이 없는 회사의 경우에는, 사무실 시설 설비 문제가 생겼을 때 직접 외주 업체를 고용하는 경우도 많은데요. 각 업체를 관리하기 어려워 불필요한 시간과 지출이 생길 가능성이 있으며, 기사님에 따라 관리 퀄리티가 달라지기도 합니다. 또, 매번 외주 업체를 사용할 경우 히스토리 관리가 어려워 문제 파악과 해결에 더 많은 시간이 소요됩니다.

더불어 전문 보고서를 확인할 수 없기 때문에 지속적인 시설 관리가 이뤄지기 어렵기도 한데요. 설사 보고서를 받는다고 해도 단편적이고 전문적인 내용만 포함되어 있기 때문에 인사총무팀에서 문제를 잘 확인하고 해결한 건지 판단이 쉽지 않을 때가 많습니다.

모버스는 1등 공유오피스 패스트파이브의 40여 개 지점을 직접 운영 관리하는 전문가를 보유하고 있습니다. 그래서 대부분의 사무실 시설 이슈에 대해 매뉴얼화해 관리하고 있으며 이슈 상황이 생겼을 때 수리 & 대응이 빠릅니다.

사무실 관리에 대해 고민하고 계신다면 공간 케어까지 포함된 모버스 멤버십을 고려해보시면 어떨까요? 월 1회 정기 점검과 긴급 출동 서비스로 사무실을 쾌적하고 안전하게 관리해드리겠습니다.