이 회사 인사총무팀으로 옮긴지는 6개월, 총무 직무로 일한 지 벌써 3년 차. 회사마다 인사총무팀 업무가 굉장히 다르다는 걸 느낀다. 업무는 여차저차 적응을 했는데.....

이 회사에서는 내 일이지만, 내 일처럼 느껴지지 않는 사무실 운영 관리 업무를 하면서 현타가 많이 왔다 ㅎㅎ

사무실 운영 관리 업무는 사무실을 관리하는데 포함되는 모.든. 업무다 (= 그만큼 예측이 어렵고 '사무실'만 들어가면 내 일이 된다는 얘기)

구체적으로 뭘 하냐면,
사무실 비품 (보드마카, 노트, 펜)을 사고
생활용품 (시리얼, 물티슈, 핸드워시)도 사고
프린터 고장 났을 때, 사무실 에어컨 냄새 날 때,
갑자기 설비가 고장 났을 때
업체를 찾고 고쳐달라고 연락하는 것…ㅜㅜ;;

누구나 할 수 있는 업무지만 나 혼자서 사무실 전체를 관리하다 보니 그만큼 품이 많이 들어가고 매일매일 새로운 문제에 시달린다.

한 번 돌발 상황이 생기거나, 직원들의 사무실 관리 요청이 많아지면 진짜 ‘내 일’은 우선순위에서 밀려버리는 상황이 많아 그날은 반드시 야근을 하게 된다.

사무실 운영 관리 업무가 이렇게 번거로운 일인 줄 몰랐는데, 하루에 직원들 요청만 20건, 한 달에 400건을 넘게 받게 되고…;; 오전 시간은 거의 사무실 관리 업무에 시간을 쓰게 되니 스트레스가 이만저만이 아니었다.

이대로 있으면

1. 내 커리어가 꼬일 확률이 높고

: 핵심 업무 말고 이런 자질구레하고 번거로운 일만 하게 되니까

2. 야근을 계속하게 되며

: 업무 예측이 어렵기 때문에

3. 직원들의 불만이 생길 것 같았다. (이미 나오고 있었음)

: '사무실 운영 관리 전문가'로 입사한 게 아니기 때문에 매번 우당탕탕 일하게 된다.

그래서 사무실 운영 관리를 해주는 업체를 쭉 찾아봤다. (야근 지옥에서 살려줘...) 몇 군데와 상담을 했고, 그중에 가장 괜찮은 업체는 모버스라는 곳이었다. 모버스는 나도 이번에 처음 들어본 브랜드인데, 공유오피스를 운영하는 패스트파이브에서 런칭한 사무실 관리 브랜드라고 한다.

모버스 멤버십이라는 사무실 운영 관리 서비스 도입 상담을 원한다고 했더니 사무실을 보러 모버스 매니저님이 방문 하셨다.

모버스 멤버십을 구독하면 사무실 운영 관리 중에서도 비품 관리(시리얼, 음료 등 F&B 포함), 사무실 청소, 공간 케어를 맡아준다고 했다. (매니저님 넘 친절하심)

비용은 생각보다 괜찮은 편! 회사 규모에 상관없이 월에 50만 원이 사무실 운영 고정비로 나가고, 이외 구입하는 물품 & 이용하는 서비스에 따라 추가 과금되는 형식이다.

사실 나는 이런 걸 외주로 줄 생각도 안 하고 있었는데, 모든 걸 맡길 수 있는 업체가 뿅 하고 나타나 이미 반쯤은 넘어갔었다...

관건은 회사에 어떻게 설득을 할 건지였는데, 내 상황과 [기존 비용 vs 모버스 멤버십 이용 비용]을 보고 했더니 생각보다 크게 차이 나지 않는 금액에 내 리소스를 확보할 수 있어서 좋다고 하셨다. (대체 뭘 시키실 거죠? 오히려 어리둥절 ;;;;)

알고 보니 대기업에서도 이런 방식으로 외주를 많이 맡긴다는 얘기를 들으시고 컨펌을 해주신 거였음 ㅎㅎㅎ

모버스 멤버십을 도입하고 나서 직원들에게 사무실 관리와 관련된 연락을 거의 안 받고 있다. 그리고 사무실 비품을 일일이 다 사지 않아도 되니까 점심시간에도 여기저기 후다닥 다닐 필요가 없다.

인사총무팀 담당자인 내가 생각한 모버스 멤버십의 장점은 이렇다.

1. 1. 사무실 CS (불만사항 접수)를 알아서 처리해 줌

2. 2. 사무실 청소도 패파와 동일한 업체를 써서 깨끗하게 관리가 잘 됨

3. 3. 패파 도매가로 비품 구매가 가능함 (52% 할인)

4. 4. 무엇보다 갑자기 사무실에 해결할 수 없는 문제가 생겼을 때 그냥 모버스 매니저님께 연락하면 되니까 너무 편함. (예를 들면 펜트리 조명이 떨어진다거나.. 하는 일이 생기면 당황하지 말고 모버스에 연락만 하면 됨)

5. 5. 공유오피스 운영하는 업체라서 사무실 운영 관리 노하우가 있고, 그래서 모든 사무실 문제에 대응이 빠른 것 같음 (일주일 안에 해결 안 되는 걸 거의 못 봄)

무엇보다! 담당자 야근을 확 줄여줌 (🐶댕이득)

연차는 쌓여가는데 계속 사무실 관리 일을 하고 있어서
현타가 오는 나 같은 사람이 있다면 모버스 상담을 한 번 받아보길 권한다.