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사무실 관리 시간 95% 줄여주는 멤버십 런칭!

사무실 관리 졸업한
경영지원팀 박 매니저가 들려주는 팁

2022.06.15

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※ 모버스 멤버십을 이용중인 박 매니저님의 경험담으로 구성된 이야기입니다.

제가 IT기업에 입사한지 벌써 2년 째인데, 요즘이 제일 바쁘네요. 입사할 때까지만 해도 80명 언저리였던 직원 수가 어느덧 150명까지 늘었어요 ㅎㅎ 그만큼 사무실도 커지고요. 물론 회사가 날로 커지는 건 직원으로서도 뿌듯한 일이지만, 경영지원팀에 속해 있다 보니 업무량이 날로 늘어만 가는 게 팍팍 느껴집니다.

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이유인즉슨 저희 팀 특성상, 사무실 관리와 같은 총무 일까지 도맡고 있기 때문인데요. 사무실 내 모든 직원들이 겪는 각종 불편 사항을 처리하면서 본 업무까지 보자니 너무 힘들더라고요. 특히 재무 업무는 숫자 하나라도 틀리면 안 되니 꼼꼼하게 봐야 하는데 수시로 사내 메신저가 오니까 정말 하루가 어떻게 가는지 모를 정도 ㅠ

그나마 코로나가 한창 심하던 시기에는 우리 회사도 부분 재택근무를 하게 되어, 사무실 출근 인원이 적었는데요. (이때는 사무실 관리 업무가 그나마 줄었던 것 같아요. 그 와중에 경영지원팀은 전체 출근 ㅠ!)

그런데 올해 사회적 거리 두기가 끝나면서 다시 사무실 근무로 복귀하는 직원들이 늘어나 더 이상 지금의 경영지원팀 인원만으로는 사무실을 제대로 관리하기 어려워졌어요 ㅠㅠ

✔ 화장실 변기가 막혔어요
✔ 사무실에서 이상한 냄새가 나요
✔ 복합기 또 고장났어요

매일 발생하는 자잘한 민원들을 처리하느라, 정작 중요한 본 업무는 처리하지도 못하고 하루가 지나가는 일이 허다해지니 업무가 너무 과중 되고 있다는 생각이 스멀스멀 올라올 때쯤!

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대체 왜 이렇게 잔고장이 나는 건지

아예 사무실 관리를 주제로 한 팀 회의가 소집되었는데요. 팀장님 그리고 팀원들과 요즘 저희가 처리 중인 업무를 이번 기회에 한번 정리해 봤는데 적어두고 보니 정말 많더라고요;;

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“우리 회사만 이런 건가?”

이대로는 안되겠다 싶어, 경영지원팀, 총무팀 직원들이 모여 있는 커뮤니티에 제 고민을 올려보았습니다. 저희 회사만 그런 건지, 다른 회사의 경영지원팀은 어떤 방식으로 일하는지 궁금했거든요.

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댓글 반응을 보니 저희 회사만 그런 게 아니더라고요. 다들 사무실 환경 관리 때문에 다른 일을 할 시간이 없다고 심지어 커리어를 위해 이직하라는 말도 여러 개… 조언들을 읽다 보니 순간 ‘이게 맞는 건가?’ 싶었어요. 저는 나름대로 그래도 자부심을 가지고 경영지원 일을 하고 있었거든요 ㅠ
그러던 중, 어떤 분께서 본인 회사는 패스트파이브에서 운영하는 사무실 관리 서비스 쓰고 있는데 괜찮다고 남겨주신 댓글을 보게 되었어요.

 

‘패스트파이브? 공유오피스 브랜드 아닌가?’

사실 좀 의아했어요. 패스트파이브는 워낙 이름있는 공유오피스 회사라서 잘 알고 있었거든요. 거기서 사무실 관리도 해주는 건가 싶어 바로 찾아보니, 패스트파이브에서 ‘모버스’라는 신규 서비스를 런칭한거였어요.

패스트파이브 시설이야 인테리어도 예쁘고 청결하게 관리되는 걸로 유명하니까 궁금해지더라고요. 무료 상담이라도 받아보자고 할까 싶어 팀장님께 제안 드렸는데 다행히 바로 진행 성공!

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홈페이지에 상담을 신청하니 몇 시간 후에 바로 전화가 왔어요. 유선으로 기본적인 상담을 받았는데, 오픈 런칭 이벤트에 참여가 가능하다고 하시더라고요? 제가 신청했을 때가 딱 모버스에서 새로 멤버십 프로모션을 시작한 시기였던 것 같아요.

이벤트 기간 내에 계약하면 2달 무료 체험이 가능하다고 하시길래, 담당자님께서 저희 사무실로 직접 찾아오셔서 컨설팅 및 견적을 받고 6개월 기간으로 모버스 멤버십 계약을 시작하게 되었죠.

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제가 이번에 경험한 모버스 멤버십에 대한 첫인상은, ‘빠르다, 편리하다, 전문적이다’에요.

 

1. CS 및 문제 해결 속도가 빠르다.

모버스 멤버십을 구독한 날부터 저희 회사 전담 매니저님이 배정되었는데요. 일단 매니저님께서 답장 속도가 엄청 빠르셔서 체감 CS 속도가 무척 빨랐어요!

시설 보수 작업이나 렌탈 비용 청구, 청소 및 미화 등 사무실 관리와 관련한 모든 것을 전부 매니저님께 말씀드리면 알아서 척척 다 조율해 주시고 해결해 주시더라고요.덕분에 더 이상 제가 따로 사설 업체들에게 일일이 연락할 필요가 없어져서 정말 속 시원해요 ㅠ

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그리고 모든 직원분들이 카카오톡 모버스 채팅방에 바로 요청사항을 남기도록 사내 메신저로 전체 공지를 했더니 더 이상 저희 팀에 민원 처리 요청이 안 오더라고요! 저희 팀에서 관리할 때보다 해결되는 속도도 훨씬 빨라져서 직원분들의 만족도도 매우 높아졌고요 ㅎㅎ

게다가 사무실 공간이나 설비가 고장 났을 때 출장 서비스도 빨라서 좋았어요. 솔직히 다른 업체랑 출장 서비스가 얼마나 다르겠나 싶어서 별 기대 없었는데 생각보다 훨씬 빠르게 대응해 주더라고요.

기존에 업체 사장님과 진행할 때는 친해지면 좀 더 신경 써서 해주시고 빨리 와주시니까 뒤처리가 좀 맘에 안 들어도 좋게 좋게 진행하려고 애썼는데, 모버스는 속도도 빠르고 마감까지 깔끔했어요.

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모버스의 손길이 닿기 전/후의 싱크대 비교 사진

이건 자랑인데 ㅎㅎ 탕비실 싱크대를 청소해 주셨는데 진짜 감탄했어요! 비포 & 애프터사진만 봐도 느껴지지 않나요? 완전 전문가의 솜씨 건물이 지어진지 오래되었다 보니 싱크대 찌든 때가 심해져서 날벌레도 엄청 꼬이고 악취도 심했거든요. 이런 것까지 청소해 주시는 건가 싶었는데 구독하고 바로 다음 날 해결해 주셔서 놀랐어요!

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2. 전체 사무실 비품을 관리해 주어 편리하다.

모버스는 비품을 주문부터 결제, 재고 관리까지 한 번에 다 해주더라고요. 말이 비품이지, 그 안에 A4용지, 클립, 커터칼, 종이컵 같은 자잘한 물품부터 탕비실에 항상 구비해두는 원두, 커피시럽, 우유 등등 먹을거리까지 엄청 다양한데, 정말 모든 사무실 비품을 책임지고 관리해 주셔서 편리했어요.

주문하는 방법도 진짜 간단했어요. 받은 주문서 양식에 그냥 수량만 체크해서 다시 보내면 끝!

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특히 매번 넉넉하게 시킨다고 시켜도 커피는 맨날 없다고 하는데 모버스에서 데이터 분석으로 제안해 주는 수량에 맞춰서 주문했더니 진짜 안 부족하더라고요?! 커피 떨어질 때마다 조마조마했는데 이제 신경 안 써도 돼서 행복해요 ㅠㅠㅠ

모버스에서 원래 거래하던 곳이 있어서 그런지 주문 가격도 오히려 시중가보다 반 이상 더 저렴한데 저희는 그냥 모버스랑만 결제하면 되니까 너무 편해요.지난달까지만 해도 월 말에 정산하려면 영수증 정리하고 비용 계산하느라 무조건 야근이었거든요.

 

3. 체계적이고 전문적인 서비스를 받을 수 있다.

모버스는 서비스가 되게 다양하고 많은데 퀄리티도 되게 높은 편이더라고요. 정기 점검이라고 하면 으레 형식적으로 관리해 주고 확인한지 10분 만에 문제없다고 하고 나가버리잖아요.

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근데 모버스는 진짜 꼼꼼하다 싶었던 게, 저희가 창고용으로 쓰는 방이 있는데 잘 안 써서 전구가 나간 줄도 몰랐거든요? 글쎄 그걸 발견하시고 바로 교체해 주셨어요! 일일이 말씀 안 드려도 알아서 해주셔서 감동했어요.

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한 달에 한 번씩 관리하신 사항에 대해서 정기 리포트도 달마다 보내주시는데, 한눈에 보기 쉽도록 깔끔하게 정리해 주셔서 따로 손 안 대고 그냥 바로 상부에 보고하기 좋더라고요. 일 년에 2번은 대청소처럼 딥클리닝도 해주신다고 하시는데, 저희 직원 휴게실에 있는 소파가 패브릭이라 이것도 되냐고 여쭤봤는데 가능하다고 하셔서 다행이다 싶었어요 ㅎㅎ

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주5일 야근 종식 기념으로 깔끔하게 정리해 본 제 책상

아직 구독 1주일 밖에 되지 않았지만 저 뿐 아니라 저희 팀원들 모두가 대만족 중이에요! 대표님 설득하려고 팀장님이랑 모버스 멤버십 소개서 가지고 열심히 미팅 준비한 보람이 있어요 ㅠㅠ

돌이켜보면 불과 지난 주랑 비교했을 때 체감 업무량이 확! 줄어든 게 느껴져요. 갑작스럽게 사무실 관련 민원이 들어올 일이 없으니까 업무 흐름이 끊기지 않아서 집중력 있게 일할 수 있게 되었거든요. 밥 먹듯이 하던 야근도 거의 안 하고 있고요!

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모버스 덕에 한결 편해진 건 경영지원팀뿐만 아니라 다른 팀 직원분들도 마찬가지예요. 요청사항을 전달했을 때 전보다 반영되는 속도도 훨씬 빨라졌거든요. 늘 부족하던 화장실 휴지나 커피도 알아서 채워지고, 사무실 내부 보수도 꼼꼼하게 잘 처리된 덕에 사무실 환경이 쾌적해졌어요!! 다들 저희 팀 너무 고생 많다고, 감사하다고 연락 주시더라고요 ㅎㅎ

벌써부터 굉장히 만족스러운 모버스 멤버십!
남은 구독 기간 동안 더욱 알차게 활용해 보고 6개월 이용 후기도 적어보도록 하겠습니다~!

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