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사무실 청소, 탕비실 관리 업무 줄이고 싶다면?

임차 의향서만 10번 탈락하고 얻은
사옥 구축 노하우 공개

2022.09.28

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모버스란? 200평 이상 규모의 사무실이 필요한 기업들을 위해 부동산 매물 찾기부터 공간 컨설팅, 인테리어부터 오피스 운영까지 전 과정을 패스트파이브가 책임지고 관리해 주는 원스톱 서비스입니다.

※ 모버스를 이용한 @김대표 님의 경험담으로 구성된 이야기입니다.

내년부터 강남으로 사무실을 이전하기로 하면서 사옥 구축이라는 고된 여정을 시작하게 됐습니다! 직원 수도 늘어나고 외부 투자도 받게 되어 기쁜 마음으로 시작한 일인데… 사무실을 구하는 과정은 전혀 기쁘지 않았죠.

매물 투어만 며칠씩 발품 팔고 임차 의향서만 10곳 정도 썼는데 결과는 전부 탈락. 좌절에 좌절을 거듭하던 중 평소 경영 멘토로 조언을 얻었던 다른 대표님이 ‘모버스’를 추천해주셨습니다.

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세심하게 설명해주는 모버스 담당자! 일을 정말 잘했습니다

실제로 써보니 대표 입장에서 가장 마음에 들었던 점은 정말 빠르다는 건데요. 견적 문의부터 매물 투어까지 일 처리가 깔끔하고 신속해서 우리 경영지원팀으로 스카웃하고 싶었습니다.

저와 비슷한 고민을 하고 있을 여러 대표님께 혹시 도움될까 하여 모버스를 통해 중개 받고 알게 된 사옥 매물 찾기 노하우를 정리해봅니다.

첫 번째, 반드시 ‘꼼꼼하게’ 체크리스트를 작성하세요.

아마 대부분 대표님이 체크리스트, to-do리스트 등을 작성하실 겁니다. 그런데 처음 사옥을 구축하고, 사무실에 대한 전문 지식이 전혀 없는 분이라면 체크리스트 작성부터 막막하실 거예요. 저 역시도 그랬습니다.

모버스 담당자에게 들으니 실제 대기업 경영지원팀은 매물 투어 시 엑셀로 만든 체크리스트를 출력해서 온다고 하네요. 수압이나 엘리베이터 혼잡도 같은 자잘한 항목들도 리스트에 있다고 합니다. 첫 미팅 때 나눈 스몰토크였는데 스타트업부터 대기업까지 다양한 기업의 사옥을 구축한 모버스의 노하우를 엿볼 수 있었습니다.

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임차사 입장에서 고민될 요소를 깔끔하게 정리한 모버스의 견적 비교표

처음 제가 작성했던 체크리스트는 임대료와 보증금, 관리비 같은 비용 중심이었습니다. 당시에는 구체적으로 작성했다고 생각했는데 모버스의 견적 비교표를 받아보고 조금 놀랐습니다. 평당, 전용면적당, 기간별, 심지어 인테리어 비용까지 세세하게 항목을 나눠 비교해두었더라고요.

좋은 조건만 따지다 보면 결국 비용이 올라가기 마련인데 예상 비용까지 정리된 모버스의 견적표를 통해 현실적인 안목을 키우고 우리 회사의 체크리스트도 디벨롭했습니다.

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도면을 바탕으로 사옥 운영 계획을 세워보면 인테리어 비용을 산출하기 쉽습니다

체크리스트를 작성할 때 비용, 사무실 위치, 인프라, 평수, 보증금, 관리비, 무료 주차, 수압 등 기본적인 사항 외에 추가 메리트는 없는지, 비용을 더 절약할 방안이 있는지 꼼꼼하게 따져보는 것도 중요합니다.

모버스는 관리비를 아끼는 방법이나 인테리어 비용을 절약하는 방법 등 예민할 수밖에 없는 비용 문제도 매물 컨디션에 따라 솔직하게 조언해주었습니다. 모버스가 매물 중개부터 인테리어 시공, 사옥 관리까지 토탈 서비스를 제공하기 때문에 가능한 일이었습니다.

두 번째, 좋은 중개인을 만나세요.

지금까지는 대표 입장에서 비용적인 측면을 많이 말씀드렸는데요. 사실 저렴한 사무실은 무조건 역에서 멀고 시설이 낙후되면 가능하잖아요? 그동안 한정된 예산 내에서 매물을 찾다 보니 우리 회사에 알맞은 매물을 찾기 어려웠습니다.

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정말 저렴하기만 했던 매물의 화장실…

그런데 임대료는 만족스럽지만, 시설이 아쉬운 매물도 모버스는 다르게 접근하더군요. 사무실 관리나 인테리어 측면에서 개선점을 짚어주고, 모버스나 패스트파이브 서비스와 연계해서 단점을 오히려 장점으로 만들어주었습니다.

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패스트파이브 라운지를 이용하게 되면 탕비실 관리 리소스와 비용도 절감할 수 있을 것 같습니다

같은 건물에 있는 패스트파이브 라운지와 미팅룸을 연계해 이용하는 케이스도 있다고 하더라고요. 또는 모버스로 계약한 고객들이 많이 이용한다는 사무실 관리 서비스인 '모버스 멤버십'까지 이용하면 더 큰 비용과 직원 리소스를 절감할 수 있을 것 같고요.

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모버스가 주차 가능 대수를 조율해줬던 꼬마빌딩

게다가 모버스는 우리 회사의 니즈와 매물의 가치를 가장 잘 매칭할 수 있는 ‘좋은 중개’ 능력을 갖추고 있었습니다. 역에서 도보 2분 거리의 이면 도로에 위치한 꼬마빌딩, 이미 리모델링이 되어 있는 빌딩처럼 임차사가 비용을 확 줄일 수 있으면서도 퀄리티 좋은 사무실을 소개해줬습니다.

40여 곳이 넘는 공유오피스를 운영해 사무실 임대차 경험이 많은 패스트파이브의 노하우가 느껴지는 매물들이었습니다. 어떻게 이런 좋은 매물들을 선점할 수 있었는지 모버스 담당자에게 물어봤는데요. (사업가의 어쩔 수 없는 오지랖)

패파를 통해 다른 중개 법인이나 지역 중개사들과의 돈독한 네트워크를 꾸준히 조성해왔다고 합니다. 이제는 중개사들이 좋은 매물이 나오면 패파에 먼저 연락해주기 때문에 모버스가 현 시장에서 가장 좋은 매물을 선점할 수 있다고 합니다.

또한 공유오피스 출점을 원하는 임대인들과 함께 고민했던 시간이 사무실의 가치를 판단하는 전문성으로 이어졌다고 하네요. 오피스에 대한 모버스의 대외적인 인지도와 전문성을 알 수 있었습니다.

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인테리어 기간에도 관리비를 그대로 낸다면 너무 아까울 것 같습니다

아무래도 이런 브랜드파워가 건물주와 커뮤니케이션하는 데도 중요한데요. 인테리어 기간에 임대료와 관리비 지급을 어떻게 할 것인지, 사무실 관리에 화장실 청소도 포함인지 등 생각보다 임차 과정에서 건물주와 조율해야 할 사항이 많습니다.

물론 모든 조건을 100% 저희가 원하는 대로 진행할 수는 없겠지만 모버스는 불리한 조건들을 최대한 유리한 방향으로 조율해줬습니다. 담당자의 역량도 있겠죠. 하지만 저는 패스트파이브라는 네임밸류도 무시 못 한다고 생각해요.

세 번째, 임차인의 관점에서 말해주는 중개사를 만나세요.

솔직히 모버스를 만나기 전에는 매물 찾기부터 고난의 연속이었는데 모버스를 만난 후 좋은 매물을 쉽게 찾을 수 있었습니다.

결과적으로 우리 회사는 도저히 안 될 것 같다고 생각했던 강남역 대형 빌딩에 임차 의향서를 제출하고, 지난주부터 계약을 진행하고 있습니다. 저희 재무제표로는 어려울 거로 생각해서 2지망도 염두에 둔 상황이었는데 오래 준비한 시험에 합격한 듯 개운한 기분이네요.

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대로변 프라임 빌딩에 입주할 수 있을 거라고는 생각도 못했습니다

그동안 여러 번 실패했던 계약을 이번에는 성공할 수 있었던 이유를 따져보았습니다. 제가 내린 결론은 우리 회사와 모버스가 서로 신뢰했기 때문에 좋은 기회를 만들 수 있었다는 것입니다.

모버스 담당자가 임대인 관점이 아닌 임차사의 관점으로 매물을 제안해주었는데, 우리 직원처럼 느껴질 만큼 든든했습니다. 우리 회사는 담당자를 믿고 조언에 따라 절차를 진행할 수 있었죠. 또한 모버스는 처음부터 예산과 사용성 등을 체크하며 알맞은 매물에 집중할 수 있도록 도와주었고, 챙겨야 할 서류가 많은 임차 의향서 작성까지 아낌없이 지원해주었습니다.

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모버스 담당자와 함께 임차 의향서를 여러 번 수정했습니다

지난 5개월 동안 정말 많은 매물을 보고, 임차 의향서도 지긋지긋하게 준비했었습니다. 입시, 고시에 비유되는 강남 사옥 구축을 준비하면서 얼마나 애태웠는지… 처음부터 믿고 맡길 수 있는 모버스를 알았더라면 하고 후회가 됩니다.

모버스를 추천해줬던 대표님이 “어떤 분야든 초보는 고수를 만나 조언을 얻으면 빨리 성장한다”고 말하더라고요. 정말 공감할 수밖에 없었던 경험이었습니다. 저와 같은 사옥 구축 초보라면 고수인 모버스를 만나보시길 추천해 드립니다.

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